Vinkit yrityksen laskutukseen – vältä kassanhallinnan ongelmat

8 vinkkiä yrityksen laskutukseen

1. Lähetä yrityksen laskut ajoissa

Laskujen lähettäminen riittävän nopeasti on tärkeimpiä ohjeita yrityksen laskutukseen. Lasku kannattaa lähettää heti kun tuote tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. Nopea laskutus antaa myös tehokkaan kuvan yrityksestä sillä nopea laskutus tarkoittaa myös nopeutta työssä. Ripeä laskutus vähentää myös luottotappioiden määrää, sillä asiakkaalla on tuoreena mielessä ostettu tuote tai palvelu. Viivästyvä laskutus taas sitoo myös yrityksen kassavaroja ja vaikeuttaa omaa taloudenhallintaa.

Jos laskutus on sovittu erissä, kannattaa huolehtia myös osamaksujen oikea-aikaisesta lähettämisestä. Voit hyödyntää erilaisia laskutusohjelmia ja syöttää laskutustiedot etukäteen. Hyvä suunnittelu onkin olennaisen tärkeää laskujen oikea-aikaiseen lähettämiseen.

2. Varmista, että laskutustiedot ovat oikein

Laskutuksen sujuvuuden kannalta laskujen laatimiseen ja lähettämiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Huolellisuus on valttia ja varaamalla laskun tekemiseen riittävästi aikaa ja tarkkuutta, vältät viivästyksiä ja ylimääräistä selvitystyötä.

Ensiksikin varmista asiakkaan laskutustiedot kauppaa tehdessä. Usein yrityksen virallinen nimi saattaa olla eri kuin markkinoinnissa käytettävä nimi tai lasku lähetetään eri osoitteeseen. On parempi varmistaa asia ennen laskun laatimista sen sijaan, että lasku joudutaan tekemään uudestaan, mikä luultavasti viivästyttää maksamista tai pahimmassa tapauksessa ei koskaan päädy oikealle maksajalle ennen kuin se on jo myöhässä.

Varmista myös, että lasku on tarjouksen mukainen ja olet merkinnyt siihen kaikki kauppaan kuuluvat tuotteet ja palvelut. Tätä varten kannattaa esimerkiksi pitää huolellisesti kirjaa käytetyistä työtunneista silloin kun se on hinnoittelun perusteena. On syytä kiinnittää myös arvolisäveron oikeaan merkitsemiseen laskussa.

Oman kirjanpidon ja yrityksen laskutuksen seuraamisen kannalta laskuissa kannattaa käyttää viitenumeroita. Niiden avulla pystyt seuraamaan laskujen maksamista ja niiden mahdollisia viivästymisiä. Voit käyttää esimerkiksi pankkien tarjoamia valmiita viitenumerolaskureita.

Huolehdi myös arkistoinnista ja siitä, että laskujen tositteet siirtyvät kirjanpitoon. Lähetetyt laskut pitää säilyttää sekä virheellisestä laskusta pitää tehdä hyvityslasku ja sitten uusi lasku.

Laskujen laatimiseen kannattaa siis kiinnittää huomiota, sillä pahimmillaan virheet tuovat paljon lisävaivaa, hidastavat laskujen maksamista ja aiheuttavat ongelmia kirjanpidossa. Yrityksen laskutus on myös tärkeä osa yritysmielikuvaa. Huolellinen laskutus antaa kuvan huolellisesta tuotteen tai palvelun tarjoajasta.

3. Älä anna liian pitkiä maksuaikoja

Pitkittynyt laskuaika lisää luottotappioiden mahdollisuutta, laskunmaksun viivästymistä ja aiheuttaa ongelmia yrityksen kassanhallintaan.

Lain mukaan laskun maksuehto saa olla enintään 30 päivää, mutta osapuolet voivat myös sopia maksuehdoksi enintään 60 päivää. Tavallisesti maksuun annetaan aikaa 14—30 päivää. Kassavirran turvaamiseksi pienyrittäjän kannattaa pyrkiä neuvottelemaan mahdollisimman lyhyt maksuaika, jopa 7 päivää. Toisaalta yritysasiakkaiden osalta laskun käsittely, tarkastaminen, hyväksyminen ja maksaminen kestää, joten maksuaika ei saisi myöskään olla liian lyhyt. Yritysten välisessä kaupankäynnissä maksuehto ei voi yleensä alittaa 14 vuorokautta ja yksityishenkilölle eli kuluttajalle on lainkin mukaan annettava vähintään 14 vuorokautta maksuaikaa.

Yritysten välisessä kaupassa maksuehto saa olla enintään 30 päivää. Kuitenkin osapuolten kesken sovittaessa voi maksuehto olla enintään 60 päivää.

Mitä suurempi lasku ja mitä enemmän se sitoo yrityksen kassaa, sitä nopeammin lasku kannattaa saada maksuun.

4. Muistuta ja aloita perintä

Kun lasku on erääntynyt ja sitä ei ole maksettu, voit aloittaa laskusaatavan perinnän. Aivan seuraavana aamuna eräpäivästä ei kannata kuitenkaan reagoida, sillä maksut saattavat kirjautua tilille pienellä viiveellä. Ensimmäisiä yrityksen omia toimenpiteitä laskusaatavan perimiseksi kutsutaan nimellä vapaaehtoinen perintä. Riippuen laskusta, sen suuruudesta ja kiireellisyydestä, laskusta voi muistuttaa esimerkiksi sähköpostilla joko suoraan tai laskutusjärjestelmän kautta, tekstiviestillä tai puhelimitse. Soitto on todettu tehokkaaksi keinoksi muistutukseen, sillä voit keskustella suoraan maksajan kanssa laskun maksamisen aikataulusta.

Postitse lähetettävä maksumuistutus on toki hyvä tapa, mutta aiheuttaa ylimääräisiä kuluja ja viivästyttää laskusaatavien maksamista.

Yksityishenkilöille tulee antaa 14 vuorokautta maksuaikaa maksumuistutuksesta. Yrityksille maksuaikaa ei tarvitse antaa, sillä saatava on jo erääntynyt. Yritysasiakkaille lähetettyyn maksumuistutukseen voidaan lisätä 40 euron vakiokorvaus, jonka saa periä, jos lasku yli yhden päivän myöhässä. Maksumuistutuksia ei kannata lähettää 1-2 enempää, koska se ei todetusti enää tehosta perintää.

Jos laskuja ei muistutuksista huolimatta makseta, voit antaa laskusaatavat perintätoimiston tai lakiasiaintoimiston tehtäväksi ja esittää laskusta maksuvaatimuksen. Tämä on perintätoimiston laatima kirjallinen vaatimus velan maksamisesta. Maksuvaatimus eroaa maksumuistutuksesta siinä että sen voi lähettää vain perintäluvan saanut yritys. Maksuvaatimuksen kuuluu oikeudellisen perinnän aloittamisen edellytykseen.

Soitto on usein tehokas keino muistutukseen, sillä voit keskustella suoraan maksajan kanssa.

5. Lähetä yrityksen laskut verkossa

Mikä on yrityksellesi paras tapa hoitaa laskutusta, riippuu laskutustiheydestä sekä asiakkaiden ja laskujen määrästä. Jos laskuja lähtee vain harvakseltaan ja muutamalle asiakkaalle, ei välttämättä kannata sijoittaa suuria summia laskutusjärjestelmiin. Voit tässä tapauksessa lähettää laskut perinteisesti postilla, lähettää sähköpostin liitteenä tai vaikka antaa laskun asiakkaalle käteen.

Verkkolaskutus kuitenkin helpottavaa kirjanpitoa, vähentää virheiden määrää ja nopeuttaa yrityksen laskusaatavien maksamista. Verkkolasku tarkoittaa, että lasku lähetetään asiakkaan verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmaan. Helpointa on käyttää pankkien verkkopankkiohjelmien laskutusohjelmaa, joista voi lähettää myös tavallisia paperilaskuja tarvittaessa. Lain mukaan yrityksellä ja toiminimiyrittäjällä on oikeus saada pyynnöstä lasku myyjältä sähköisen laskun muodossa. Laki ei kuitenkaan koske myyjäyrityksiä, joiden liikevaihto on alle 10 000 euroa tai yrityksiä, joilla on pelkästään kuluttajakauppaa.

Yhä useammat yritykset, yhteisöt ja viranomaiset ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Se on tehokas ja varma tapa, sillä verkkolaskussa on valmiina laskuun vaadittavat tiedot. Internetin kautta lähetettävät verkkolaskut ovat saman tien molempien osapuolten taloushallinnon järjestelmissä eikä ole vaaraa, että lasku jää lojumaan hyväksyjän työpöydälle.

Pankkien lisäksi verkkolaskujen välittäjiä löytyy useita. Kannattaa vertailla hintoja ja palveluiden ominaisuuksia, sillä pienyritys ei välttämättä tarvitse kaikkia verkkolaskuoperaattoreiden palveluita.

7. Varmista asiakkaan luottokelpoisuus ennen kauppaa

Yritys voi itse päättää tapauskohtaisesti antaako se asiakkaalleen maksuaikaa, vai pitääkö tuote tai palvelu maksaa käteisellä tai kortilla. Usein kuitenkin lasku, varsinkin yritysten välisessä kaupassa, maksetaan vasta sitten kun työ on tehty tai tavara on toimitettu. Tällöin kannattaa selvittää asiakkaan luottokelpoisuus ja siten pienentää luottotappioiden riskiä tai mahdollista laskunmaksun viivästymistä. Asiakkaalle ei kannata myöskään myydä velaksi, jos aiempia erääntyneitä laskuja on vielä maksamatta.

Asiakkaan luottokelpoisuuden voi tarkistaa luottotietoyhtiöiltä, joita ovat Suomen asiakastieto ja Dun & Brandstreet. Käytännössä yritysasiakkailta tarkistetaan luottotietomerkinnät maksuhäiriöistä, sekä yrityksen luottotiedoista selviää lisäksi esimerkiksi maksutapatiedot, tilinpäätöstietoja ja muita julkisia tietoja.

Jos asiakkaalla on merkintöjä, kannattaa olla erityisen tarkkana luotolla myymisen suhteen. Tämän kannattaa ottaa huomioon jo kauppaa solmittaessa tai tarjouksen vahvistamisessa ennen kuin työ aletaan tekemään tai tilataan tarvikkeita. Merkinnät eivät estä luotollista kauppaa, mutta vaativat ehkä erityisjärjestelyjä laskutuksen suhteen.

7. Pyydä tarvittaessa maksuennakkoa

Maksuennakko on hyvä tapa varmistaa, että yritys saa saatavansa kun työ tai palvelu on suoritettu tai tuote on toimitettu asiakkaalle. Tämä kannattaa ilmoittaa jo tarjousvaiheessa, että asiasta ei aiheudu epäselvyyttä myöhemmin. Maksuennakko on perusteltavaa varsinkin jos asiakkaalla on maksuhäiriömerkintöjä tai laskuttamaan päästään vasta pidemmän ajan kuluttua. Perusteltua maksuennakko on myös silloin, jos yritys joutuu hankkimaan esimerkiksi arvokkaita materiaaleja tehtävää työtä varten. Maksuennakon lisäksi voidaan sopia myös laskun maksueristä.

8. Pidä huoli kassanhallinnasta

Yrityksen laskutus on oleellinen osa sen kassanhallintaa. Jos laskutus laahaa tai ei ole oikea-aikaista, se aiheuttaa ongelmia yrityksen laskun- ja palkanmaksuun. Jos olet myymässä laskulla, mieti mikä on yrityksen kassan tilanne siihen asti, kunnes lasku on tililläsi. Materiaalihankinnat ja palkat pitää maksaa ennen kun asiakas on suorittanut maksunsa ja siksi on tärkeää varmistaa kassan riittävyys.

Kassanhallinnan akuutteihin ja tilapäisiin haasteisiin voit hakea apua Siltarahan yrityslainasta ja saat rahat tilille mahdollisesti jopa saman päivän aikana. Yritysluottoa voivat hakea niin osakeyhtiöt kuin toiminimiyrittäjätkin. Yrityslainoihimme vaaditaan henkilötakaus.

Tarkista millaisia lainavaihtoehtoja tarjoamme sinulle allaolevasta laskurista.