2. Varmista, että laskutustiedot ovat oikein
Laskutuksen sujuvuuden kannalta laskujen laatimiseen ja lähettämiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Huolellisuus on valttia ja varaamalla laskun tekemiseen riittävästi aikaa ja tarkkuutta, vältät viivästyksiä ja ylimääräistä selvitystyötä.
Ensiksikin varmista asiakkaan laskutustiedot kauppaa tehdessä. Usein yrityksen virallinen nimi saattaa olla eri kuin markkinoinnissa käytettävä nimi tai lasku lähetetään eri osoitteeseen. On parempi varmistaa asia ennen laskun laatimista sen sijaan, että lasku joudutaan tekemään uudestaan, mikä luultavasti viivästyttää maksamista tai pahimmassa tapauksessa ei koskaan päädy oikealle maksajalle ennen kuin se on jo myöhässä.
Varmista myös, että lasku on tarjouksen mukainen ja olet merkinnyt siihen kaikki kauppaan kuuluvat tuotteet ja palvelut. Tätä varten kannattaa esimerkiksi pitää huolellisesti kirjaa käytetyistä työtunneista silloin kun se on hinnoittelun perusteena. On syytä kiinnittää myös arvolisäveron oikeaan merkitsemiseen laskussa.
Oman kirjanpidon ja yrityksen laskutuksen seuraamisen kannalta laskuissa kannattaa käyttää viitenumeroita. Niiden avulla pystyt seuraamaan laskujen maksamista ja niiden mahdollisia viivästymisiä. Voit käyttää esimerkiksi pankkien tarjoamia valmiita viitenumerolaskureita.
Huolehdi myös arkistoinnista ja siitä, että laskujen tositteet siirtyvät kirjanpitoon. Lähetetyt laskut pitää säilyttää sekä virheellisestä laskusta pitää tehdä hyvityslasku ja sitten uusi lasku.
Laskujen laatimiseen kannattaa siis kiinnittää huomiota, sillä pahimmillaan virheet tuovat paljon lisävaivaa, hidastavat laskujen maksamista ja aiheuttavat ongelmia kirjanpidossa. Yrityksen laskutus on myös tärkeä osa yritysmielikuvaa. Huolellinen laskutus antaa kuvan huolellisesta tuotteen tai palvelun tarjoajasta.