Yrityksen kirjanpitoon pitäisi budjetoida pienemmissä yrityksissä jopa 10 prosenttia liikevaihdosta. Kyseessä voi siis olla yrityksesi kannalta isosta kuluerästä vuositasolla ja siksi kirjanpitäjän valintaan kannattaa kiinnittää huomiota. Vaikka yrityksen kirjanpitäjän palveluista maksaminen voidaan joskus kokea pakollisena kulueränä, saattaa hyvän kirjanpitäjän valinta tuoda yritykselle moninkertaisia säästöjä. Samalla kirjanpitäjä vapauttaa yrityksen keskittymään muihin tuottavampiin tehtäviin kuin numeroiden pyörittämiseen.
Lue tietoja ja vinkkejä yrityksen kirjanpitäjän valintaan ja mitä kannattaa ottaa huomioon.
Yrityksen kirjanpitopalveluita vertaillessa huomaat, että hinnoittelussa on erilaisia malleja, joiden mukaan kustannukset muodostuvat. Tyypillisimmät näistä ovat tositteiden tai vientien määrään perustuva malli tai tuntihintaan perustuva malli. Yleistä on myös näiden yhdistelmä, mihin kuuluu tietty määrä tositteita / vientejä ja tietty määrä tuntiveloitteista palvelua. Yhtenä vaihtoehtona on myös jokin kiinteä kuukausiveloitus.
Tosite- / vientipohjainen kirjanpitoveloitus perustuu siihen, että kirjanpitäjä veloittaa yritystä erilaisten tositteiden käsittelyistä. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset kuitit, laskut, tiliotteet, matkalaskut tai sopimukset. Kirjanpitopalvelun perushintaan voi kuulua esimerkiksi 1-10 tositetta kuukaudessa ja sen jälkeen jokaisesta lisätosittesta maksetaan muutama euro lisää kuukausitasolla. Aloitteleva yrittäjä ei välttämättä osaa määritellä tositteiden määrää etukäteen ja siksi ne kannattaa arvioida pikemminkin hieman yläkanttiin.
Joissain kirjanpitopalveluissa sopimukseen kuuluu jokin määrä vientejä tai sitten niistä veloitetaan jokaisesta erikseen. Vienti on rahasumma, jonka kirjanpitäjä vie kirjanpitoon tilin debet- tai kreditpuolelle. Koska tilitoimistot pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa, yhdestä yrityksen toimittamasta tositteesta tehdään tavallisesti vähintään kaksi vientiä. Vientien perusteella laskutettavan mallin hyvänä puolena on se, että maksat vain siitä, mitä tarvitset ja kirjanpitäjä tekee sinulle töitä tarpeen mukaan.
Tavallisin malli toiminimiyrittäjille ja pienten yritysten kirjanpidossa perustuu tuntihinnan ja tositteiden määrän yhdistelmään. Pakettiin kuuluu yleensä tietty määrä tositteita tai vientejä ja ylimenevästä määrästä laskutetaan erikseen. Jos kuitteja ja maksuja joudutaan selvittelemään, niistä saatetaan veloittaa erikseen työhön käytetyn ajan perusteella.
Joidenkin palveluntarjoajien kirjanpidon hinta perustuu tuntiveloitukseen. Tämä voi olla hyvä idea varsinkin yrityksen alkuvaiheissa, sillä se on melko riskitöntä varsinkin jos toimintaa ei ole vielä paljon. Yrityksen liiketoiminnan kehittyessä saatetaan tarvita nopeampaa ja tehokkaampaa kirjanpitoa ja silloin muut hinnoittelumallit saattavat olla toimivampia ja edullisempia. Tuntihinta kirjanpidolle täydeltä tunnilta on edullisimmillaan 40-50 eurosta ylöspäin, mutta se saattaa olla myös kalliimpaa.
Yrityksen kirjanpidon hinta saattaa olla myös kuukausiveloitukseen perustuvaa. Tämän laskutusperusteen hyvänä puolena on sen ennakoitavuus ja huolettomuus. Hinnoittelun perusteena on loppujen lopuksi kuitenkin kirjanpitäjän arvio yrityksesi kirjanpitoon käytetystä ajasta. Jos liiketoiminta ja kirjanpitäjän työt kasvavat, kannattaa sopimusta tarkistaa, että aikaa jää myös hyvään palveluun ja ideointiin. Monet paketit sisältävät myös veroilmoituksen ja tilinpäätöksen tekemisen, jotka muuten saattaisivat olla erikseen tuntiveloitteista työtä. Pieneltä näyttävän kuukausihinnan päälle voi tulla paljon erilaisia lisäkuluja, joten kannattaa olla tarkkana kun kirjoitat sopimusta kirjanpitofirman kanssa.
Melkein aina yritysten kirjanpitoon tarjottavat palvelut ovat jollain tavalla yhdistelmä edellä mainittuja malleja. Sopivaa malli kannattaa arvioida yhdessä kirjanpitäjän kanssa ja vertailla eri palveluntarjoajien hinnoittelua.
Yrityksen kirjanpidon kustannuksissa voi säästää tai kuittien pyörittelyyn käytetyn ajan voi käyttää hyödyllisemmin esimerkiksi vähennyksien suunnitteluun. Ohessa löydät muutamia helppoja käytännön vinkkejä, joiden avulla voit säästää kirjanpitokuluissa.
Jos yrityksen liikevaihto on alle 30 000 euroa, voit valita arvolisäverojen maksamisen joko kerran vuodessa tai neljännesvuosittain tapahtuvaksi. Tämä vähentää kirjanpitäjän työtä ja sitä kautta kuluja. 30 000-100 000 euron liikevaihdolla toimivat yritykset voivat maksaa arvolisäverot kolmen kuukauden välein kuukausittaisten maksujen sijaan. Voit määritellä pidemmän ilmoituskauden siinä vaiheessa kun perustat yritystä tai milloin vain myöhemminkin muutosilmoituksella valitsemalla vero.fi-verkkopalveluissa “Oma-aloitteisten verojen verokausi”.
Tehokas tapa vähentää kirjanpitäjälle maksettua korvausta, on hoitaa yrityksen kuitit ja muut kirjanpitomateriaalit asianmukaisesti ja selkeästi. Jos kuitteja ja tositteita joudutaan selvittelemään, kuluu kirjanpitäjällä aikaa, mistä maksumieheksi asiakkaana loppujen lopuksi joudut itse.
Lähes kaikki kirjanpitotoimistot tarjoavat yrittäjälle helppokäyttöisiä kirjanpito-ohjelmia helpottamaan niin yrittäjän kuin kirjanpitäjän työtä. Nämä tietokoneille ja kännyköille soveltuvat ohjelmat ja sovellukset nopeuttavat tekemistä, helpottavat kaikkien elämää ja se vaikuttaa myös palvelun hintaan.
Yrityksen kirjanpitäjän valintaan kannattaa kiinnittää huomiota, sillä huono valinta saattaa tulla kalliiksi, yhteydenpito on vaikeaa ja joudut itse selvittämään asioita.
Tärkeimpiä seikkoja kirjanpitäjää valitessa ovat yrityksen tarpeet. Monia asioita voit hoitaa itsekin, mutta mieti mitä kaikkea talouteen liittyviä asioita haluat ulkoistaa kirjanpitäjälle. Joskus on itse järkevää hoitaa esimerkiksi osto- ja myyntireskontra hyödyntäen sähköisiä järjestelmiä tai jos laskuja lähtee harvakseltaan, sen voi hoitaa hyvin itsekin. Hankalia ja aikaavieviä asioita, kuten palkanmaksua perintäasioita voi olla helpompi ulkoistaa ja käyttää oma aika hyödyllisemmin. Kannattaa valita kirjanpitäjä joka tarjoaa kaikkia tarvitsemiasi palveluita. Ota myös huomioon, että yrityksesi saattaa tulevaisuudessa kasvaa ja siksi kirjanpitotoimiston palveluiden pitäisi voida kattaa myös tulevaisuuden tarpeita.
Hinta on luonnollisesti myös kirjanpitotoimiston valintaan vaikuttava tekijä. Lähtökohtaisesti halvalla ei saa hyvää, mutta turhasta ei kannata maksaa. Mieti mitkä palvelut ovat tarpeellisia ja mikä laskutusmalli on liiketoiminnan kannalta sopivin. Tutustu erilaisiin paketteihin ja mitä ne pitävät sisällään. Yleensä sähköiset palvelut auttavat vähentämään kirjanpitäjän käyttämää aikaa ja hoitamalla oman osuutensa hyvin, voi saada säästöjä aikaan. Ennen kirjanpitäjän valintaa, selvitä myös miten yhteydenpito toimii. Voiko häneen olla yhteydessä erilaisissa hankalissa kysymyksissä ja tuleeko jokaisesta vastatusta meilistä lasku. Yrityksen kirjanpidon hinnan ei kuitenkaan pitäisi olla ensisijainen toimiston valintaan vaikuttava seikka, vaan kokonaisuus vaikuttaa.
Kirjanpitotoimiston aktiivisuus ja yhteistyön toimivuus on myös tärkeä seikka onnistuneen kirjanpitäjän valinnassa. Parhaassa tapauksessa kirjanpitäjä on liiketoiminnan kumppani, joka auttaa yritystäsi talousasioista aina katteen laskemisesta verovähennysten suunnitteluun. Valitse kirjanpitäjä, joka on kiinnostunut yrityksen tuloksen kehittämisestä ja kasvusta, sen sijaan että se tekee vain välttämättömimmän. Kirjanpitäjältä kannattaa vaatia myös palveluasennetta ja hyvää yhteistyöhenkeä, mikä tekee talousasioista ymmärrettäviä ja yhteistyöstä sujuvaa. Kannattaa siis haastatella eri toimistoja ja selvittää kirjanpitäjän mielenkiintoa yrityksesi asioihin.
Suositukset hyvistä kirjanpitäjistä toimivat hyvänä kriteerinä kirjanpitäjää valittaessa. kannattaa keskustella muiden saman alan yritysten kanssa ja kysyä heidän kokemuksiaan. Joillakin kirjanpitotoimistoilla on erityisosaamista tietyiltä toimialalta ja tietyn kokoisista yrityksistä. Toimialaosaaminen saattaa helpottaa yhteistyötä ja säästää sekä aikaa että rahaa.
Lain mukaan liiketoiminnasta, harjoitti sitä osakeyhtiö tai toiminimiyrittäjä, on pidettävä kirjanpitoa. Toiminimiyrittäjän (ammatin- ja liikkeenharjoittajan) on pidettävä kirjaa, joka on erillään hänen omasta yksityistaloudestaan. Liiketoiminnan kirjanpito on toki pakollista myös osakeyhtiöissä.
Kirjanpidon hoitaminen kokonaan yksin onnistuu lähinnä toiminimiyrittäjiltä, jotka pystyvät pitämään yksinkertaista kirjanpitoa. Tämä on mahdollista silloin kun edeltäneellä tilikaudella korkeintaan yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy:
Jos yrityksen kahdella peräkkäisellä tilikaudella on kaksi tai enemmän yllä mainituista kohdista ja silloin yrityksen tulee pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Tämä puolestaan tarkoittaa, että kirjanpito kannattaa ulkoistaa, sillä muussa tapauksessa numeroiden pyörittämiseen alkaa kulua liikaa aikaa.
Myös tilinpäätös saattaa rasittaa yrittäjän laskutaitoja ja ajankäyttöä, sillä tilinpäätökseen täytyy laskea tuloslaskelmat, taseet, tilinpäätöksen liitetiedot ja kirjanpidon aineistoja. Toiminimiyrittäjän ei tarvitse pääosin tehdä tilinpäätöstä silloin kuin sen ei tarvitse pitää kahdenkertaista kirjanpitoakaan. Tilinpäätös pitää kuitenkin jos päättyneellä tai sitä edeltäneellä tilikaudella ainakin kaksi seuraavista rajoista ylittyy:
Suuri osa toiminimiyrityksistä välttyy siis sekä kahdenkertaiselta kirjanpidolta, että tilinpäätökseltä, joten jos itsellä löytyy kiinnostusta ja osaamista taloudenpidosta ja käytössä on hyvät sähköiset taloushallinnan välineet, niin toki kirjanpidon voi hoitaa itsekin. Kannattaa kuitenkin muistaa, että hyvä kirjanpitäjä voi auttaa sinua verojen ja kulujen minimoinnissa ja siksi kirjanpitäjä voi nopeasti maksaa itsensä takaisin säästöinä, tuottoina ja vapautuvana aikana.
Jos taas yrityksen tilillä on varsin vähän tapahtumia ja ne toistuvat melko samanlaisina joka kuukausi, selviät hommasta luultavasti itsekin. Usein pienyrityksen kirjanpitäjän kustannukset ovat alle 100 euron kuukausitasolla, joten kannattaa miettiä paljonko haluat itse käyttää aikaa toimintaan, jonka voisit myös ulkoistaa.
Kirjanpitäjä ei ole vain välttämätön paha ja kuluerä, jonka kanssa hoidetaan pakollisia talouden kirjauksia ja maksuja. Hyvä kirjanpitäjä tutustuu yrityksesi liiketoimintaan ja tietää mihin suuntaan yritys on menossa.
Verot ovat iso osa yrityksen taloudenhoitoa. Tilitoimisto voi hoitaa yrityksen verojen viranomaisraportoinnit ja tilitykset, mikä vapauttaa yrittäjän aikaa muuhun tekemiseen. Myös muiden verojen, kuten arvolisäveron ja ennakkoveron oikea-aikaisen maksamisen suunnittelu on hyvän kirjanpitäjän ominaisuuksia. Näin voidaan välttää kassanhallintaongelmia ja mahdollisia viivästysmaksuja.
Hyvä kirjanpitäjä auttaa myös säästämään veroissa ottaen huomioon erilaiset säästöt ja vähennykset sekä yrittäjän itsensä kuin yrityksen osalta. Kirjanpitäjä osaa myös arvioida erilaisten poistojen hankintojen vaikutusta yrityksen maksamiin veroihin.
Y-tunnuksen mukainen yrityksen nimi
